機密文書管理
機密文書利用者の利便性を確保しつつ、更なるセキュリティ強化および管理業務の効率化を実現しました。
機密保持の観点から印刷物を電子化してサーバに保管する企業が増えている一方で、サーバ管理と並行して紙ベースでの管理を継続する企業も数多くあります。
AGC様でも、利用者の利便性を重視した紙での運用を続けていますが、「レコピック」導入により、機密文書の保管状況をリアルタイムで把握するシステムを構築したことで半期毎に行われていた棚卸作業を廃止されました。
「レコピック」の効果を実感頂き、当初6,000冊の管理でしたが、13,000冊まで増設頂きました。
棚管理システムとしてはHF帯のICタグを利用したRFIDシステムが一般的ですが、導入コストが高いこと、機密文書が棚の中で倒れてしまうと読み込めなくなるなどの技術的問題によって検討から外れました。それに対して「レコピック」は数千単位の大量のICタグを高速かつ安定して読み込めることが魅力でした。
導入当初のテスト期間中、配置間隔が近い書棚で数千冊の文書を管理するため、電波干渉などの問題が発生しました。しかしながら、テイジンさんの迅速な対応や当社のニーズを積極的に受け入れてくれる体制により、スピーディに問題を解決でき、「レコピック」の読み取り率は現状100％をキープしています。
管理者がリアルタイムで機密文書の保管状況を確認できるため、半期に一度行っていた棚卸の必要がなくなりました。また、カードIDとの連携効果も大きく文書が棚に戻されていないケースが発生した際も利用者の特定が容易であるため、以前のように捜索に1ヶ月かかるということもなくなり、非常に助かっています。
ICタグを活用したRFID管理システム